Analisa beban kerja juga dikenal dengan workload analysis (WLA) adalah cara yang digunakan perusahaan untuk dapat menghitung beban kerja masing-masing karyawan dengan metode terstruktur. Pengukuran beban kerja dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja atau beban kerja, yang pada gilirannya menjadi dasar perhitungan jumlah kebutuhan sumberdaya manusia (SDM) organisasi yang optimal.
WLA mengidentifikasi karyawan yang memiliki beban kerja yang kurang atau berlebih dengan membandingkan tugas-tugas yang dijalankan setiap jabatan dengan waktu kerja efektif yang tersedia, menghitung jumlah SDM yang tepat, mendorong efisiensi, dan meningkatkan produktivitas SDM/organisasi.
Secara umum, analisa beban kerja dilakukan menggunakan kombinasi lebih dari 1 (satu) metode, seperti metode kuesioner, wawancara, pengamatan langsung dan/atau mengacu kepada catatan aktivitas karyawan (log book). Proses analisa beban kerja memerlukan data/informasi uraian tugas/elemen tugas jabatan setiap jabatan dalam organisasi, volume kerja, norma waktu kerja atau standar waktu kerja, dan waktu kerja efektif per hari, minggu, dan per tahun (baik karyawan non-shift maupun karyawan shift).
Proses terstruktur ini dimulai dengan pendataan output dan outcome organisasi dan unit kerja, peta jabatan organisasi berdasarkan struktur organisasi, pengumpulan uraian jabatan, pendalaman tugas/elemen tugas jabatan, mengukur norma waktu kerja dari setiap tugas/elemen tugas jabatan, dan menghitung FTE (full time equivalent) untuk melaksanakan tugas/elemen tugas jabatan berdasarkan waktu kerja efektif perusahaan.
Hasil analisa beban kerja yang akurat merupakan salah satu teknik untuk menentukan jumlah SDM optimal yang dibutuhkan untuk mengemban tugas jabatan, unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan. Metode ini sangat membantu mengetahui kekurangan atau kelebihan pegawai sehingga langkah yang tepat bisa segera diambil, termasuk penataan SDM dalam unit kerja maupun organisasi bila ada kelebihan SDM.
Hasil analisa beban kerja yang detil dan akurat akan memberikan manfaat lain bagi organisasi dan SDM, yakni penetapan norma atau standar waktu kerja dari setiap tugas maupun elemen tugas. Pengukuran norma atau standar waktu kerja dari setiap tugas atau elemen tugas tersebut bahkan dilakukan menggunakan stopwatch dengan beberapa kali observasi menggunakan metode statistik sehingga hasilnya benar-benar akurat. Terutama dilakukan untuk tugas atau elemen tugas yang banyak menyita waktu beberapa jabatan dalam unit kerja atau organisasi. Norma atau standar waktu kerja yang sudah diperoleh dari setiap tugas atau elemen tugas disimpan dalam database yang berguna untuk melakukan analisa beban kerja di masa yang akan datang – tanpa perlu untuk melakukan pengukuran kembali bilamana tidak terjadi perubahan signifikan dalam pelaksanaan tugas atau elemen tugas di masa depan.